Faltan pocos días para el 16 de julio de 2026 y en las áreas de gestión humana de muchas empresas del Atlántico se repite la misma escena: un trabajador cercano a la edad de pensión se acerca a preguntar si le conviene "pasarse a Colpensiones" o "quedarse en el fondo privado" antes de que se cierre el plazo. La pregunta es legítima, la fecha es real y la presión es entendible. El problema es la respuesta: si su empresa contesta con un consejo —bien o mal intencionado— sobre qué régimen le conviene al empleado, está asumiendo un riesgo jurídico que no le corresponde y que puede terminar en una demanda años después.
Este artículo está dirigido al dueño de empresa y al responsable de nómina que, de aquí al 16 de julio, van a recibir esa consulta más de una vez. La conclusión, que conviene adelantar, es sencilla: su empresa no es asesora pensional, no debe serlo y no le conviene serlo. Pero sí tiene obligaciones concretas alrededor de esta ventana de traslado, y cumplirlas mal también genera exposición. Veamos con precisión dónde está la línea.
Primer punto que despeja mucho ruido: la reforma pensional está suspendida
Antes de hablar del traslado hay que aclarar un malentendido frecuente. La Ley 2381 de 2024, conocida como la reforma pensional, no está rigiendo de manera general. Mediante el Auto 841 de 2025, del 17 de junio de 2025, la Sala Plena de la Corte Constitucional ordenó por unanimidad suspender la entrada en vigencia de la ley y devolverla a la Cámara de Representantes para subsanar un vicio de trámite en el cuarto debate. Mientras el Congreso rehace ese debate y la Corte decide de fondo, el nuevo sistema de pilares no aplica.
Para su empresa eso tiene una consecuencia práctica inmediata: la nómina no cambia. Ningún empleador debe, hoy, dividir aportes entre Colpensiones y un fondo complementario, ni reparametrizar el software de pensiones por cuenta de la reforma. Sigue plenamente vigente la Ley 100 de 1993. Si algún proveedor o "asesor" le sugiere ajustar la contribución pensional por la reforma, la respuesta es no: no hay base legal para ello mientras dure la suspensión.
Lo único que sobrevivió a la suspensión: el artículo 76 y la ventana de traslado
El Auto 841 dejó a salvo dos disposiciones de la Ley 2381. Una es la norma transitoria del artículo 12, sobre la elección del administrador del componente complementario de ahorro individual. La otra —la que genera la consulta de sus trabajadores— es el artículo 76, que abrió una oportunidad especial de traslado entre el Régimen de Prima Media (Colpensiones) y el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (los fondos privados) para las personas próximas a pensionarse.
Esa ventana no es indefinida. Según el artículo 76, pueden usarla quienes al momento de entrada en vigencia de la ley acreditaban 750 semanas cotizadas las mujeres y 900 semanas los hombres y les faltaban menos de diez años para cumplir la edad de pensión. El plazo para ejercer ese traslado excepcional vence el 16 de julio de 2026. Después de esa fecha, quien no lo haya hecho vuelve a quedar sujeto a la regla ordinaria del artículo 13 de la Ley 100 de 1993, que impide cambiar de régimen cuando faltan diez años o menos para la edad de pensión.
De ahí la urgencia que perciben sus empleados de mayor antigüedad. No es una invención ni una campaña de los fondos: es un plazo legal concreto, con nombre y fecha. Y precisamente porque es real, la tentación de "orientar" al trabajador es mayor. Ahí es donde el empresario debe frenar.
Por qué su empresa no debe aconsejar el traslado
La decisión de trasladarse o permanecer en un régimen es personal, técnica y de altísimo impacto en el patrimonio del trabajador: define si se pensiona por prima media o por ahorro individual, el monto de la mesada y las condiciones de la garantía de pensión mínima. Elegir mal puede costarle a esa persona cientos de millones de pesos a lo largo de su vejez. Por eso la ley radicó el deber de información y asesoría en las administradoras de pensiones —los fondos privados y Colpensiones—, no en el empleador.
La Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha construido una línea jurisprudencial reiterada según la cual las administradoras responden cuando brindan una asesoría deficiente, incompleta o sesgada sobre el traslado de régimen, al punto de ordenar que se retrotraiga el traslado o se reparen los perjuicios. Es la conocida figura del doble asesoría: para un traslado válido cerca de la pensión, el afiliado debe recibir información clara, transparente y comparada de ambos regímenes. Ese estándar exigente está diseñado para las entidades especializadas del sistema, que cuentan con la información actuarial para cumplirlo.
Su empresa no tiene —ni tiene por qué tener— esa capacidad técnica. Si un jefe de recursos humanos, con la mejor intención, le dice a un trabajador "quédese en Colpensiones que le conviene más" y años después la pensión resulta inferior a lo esperado, el trabajador tendrá un argumento para sostener que la empresa lo indujo a una decisión equivocada. Aunque el deber legal recaiga en las administradoras, un consejo documentado del empleador abre un frente de conflicto que era perfectamente evitable. La regla de oro es simple: informar sobre la existencia del plazo, sí; recomendar qué hacer, no.
Lo que su empresa SÍ debe hacer
Mantenerse al margen de la asesoría no significa desentenderse. El empleador tiene obligaciones alrededor de esta ventana cuyo incumplimiento sí le genera responsabilidad. Estas son las que debe atender antes del 16 de julio:
- Tener los aportes al día y sin inconsistencias. El trabajador que evalúa trasladarse necesita una historia laboral correcta. Si su empresa reportó con mora, con ingreso base de cotización errado o con novedades mal registradas, el afiliado puede quedar con semanas o densidades que no reflejan la realidad, y esa deficiencia es reclamable al empleador. Verifique que las planillas PILA de sus trabajadores próximos a pensión estén completas y consistentes.
- Expedir certificaciones laborales precisas y oportunas. Es frecuente que, para evaluar el traslado, el trabajador o su administradora pidan certificados de tiempos de servicio y de salarios, sobre todo para períodos anteriores a la afiliación obligatoria o para cálculos de bonos pensionales. Entréguelos con exactitud y dentro de un plazo razonable; una certificación tardía o errada puede frustrar un traslado y trasladar el reclamo a la empresa.
- Remitir al trabajador a su fondo y a Colpensiones. Cuando le pregunten qué les conviene, la respuesta correcta es orientarlos a solicitar la doble asesoría formal ante su AFP y ante Colpensiones, que son las entidades obligadas a darla por escrito. Puede facilitar el trámite —permitir el permiso para asistir, compartir los canales de atención—, pero sin emitir opinión sobre el fondo del asunto.
- No inducir, no presionar y dejar constancia. Ni a favor ni en contra del traslado. Si la empresa comunica algo por escrito, que sea únicamente informativo y neutral: existe un plazo que vence el 16 de julio de 2026 y la decisión corresponde al trabajador previa asesoría de las administradoras.
El régimen que su empresa debe seguir aplicando hoy
Mientras la reforma sigue suspendida, la cotización a pensión se rige por la Ley 100 de 1993: el 16% del ingreso base de cotización, del cual el empleador asume el 75% —equivalente al 12%— y el trabajador el 25% restante —el 4%—, con los puntos adicionales al Fondo de Solidaridad Pensional para los ingresos altos. No hay cambio en la base, ni en los porcentajes, ni en las entidades receptoras por efecto de la reforma. Esa continuidad conviene comunicarla internamente, porque desmonta la ansiedad y las decisiones apresuradas que nacen de creer que "todo va a cambiar".
Piénselo con un caso corriente en Barranquilla. Un supervisor con 28 años en la empresa, a tres años de la edad de pensión, escucha en la radio que el plazo se cierra el 16 de julio y le pide al gerente que le diga qué hacer. La respuesta blindada del gerente no es un cálculo pensional improvisado, sino: "El plazo existe y es real; solicite ya la doble asesoría en su fondo y en Colpensiones, que están obligados a dársela por escrito; nosotros le certificamos sus tiempos y salarios el mismo día y verificamos que su historia laboral con la empresa esté completa." Con eso, el gerente cumplió todo lo que le corresponde y no asumió nada que no le corresponda.
Checklist defensivo para las próximas dos semanas
- Identifique a los trabajadores a menos de diez años de la edad de pensión y verifique que sus aportes y novedades PILA estén correctos.
- Prepare un procedimiento exprés para expedir certificaciones de tiempos y salarios en 24 a 48 horas durante la ventana.
- Emita, si lo considera útil, una comunicación interna estrictamente informativa y neutral sobre la fecha límite, sin recomendar régimen alguno.
- Instruya a los líderes de área y a nómina para que remitan toda consulta de fondo a la AFP y a Colpensiones.
- Archive constancia de cada certificación entregada y de la comunicación interna, por si en el futuro se discute la conducta de la empresa.
La ventana del artículo 76 es una oportunidad del trabajador, no una obligación del empleador; pero la manera en que su empresa se comporte durante estos días sí puede convertirse, mal gestionada, en un pasivo. La defensa está en la disciplina: información neutral, datos laborales impecables y cero asesoría de fondo.
En Hernández & Abogados acompañamos a los empresarios del Atlántico en la revisión de su cumplimiento en seguridad social, en la depuración de la historia laboral y las novedades PILA de sus trabajadores, y en el diseño de protocolos internos para responder consultas sensibles sin asumir riesgos ajenos. Le invitamos a conocer nuestros servicios de derecho laboral y seguridad social en Barranquilla, a apoyarse en nuestra herramienta de Políticas Laborales para formalizar el procedimiento de atención de estas consultas y, si necesita revisar su situación antes del 16 de julio, a contactar a nuestro equipo.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye concepto jurídico formal. Para una asesoría específica sobre su caso, le invitamos a contactar a nuestro equipo.
