El 25 de junio de 2026 venció el plazo que la reforma laboral le dio a las empresas para poner su procedimiento disciplinario al día. Si su compañía del Atlántico no alcanzó a actualizar el Reglamento Interno de Trabajo ni a ordenar cómo sanciona o despide a un trabajador, esta no es una tarea que pueda seguir aplazando: a partir de ahora, cada llamado de atención, cada suspensión y cada despido con justa causa que imponga sin seguir las nuevas reglas queda expuesto a ser declarado ineficaz por un juez y a una investigación administrativa del Ministerio del Trabajo. La pieza que ordena cómo debe hacerse es la Circular 0048 del 22 de mayo de 2026, con la que el Mintrabajo fijó lineamientos generales sobre el debido proceso disciplinario para el sector privado.
El origen de fondo está en el artículo 7 de la Ley 2466 de 2025, que reformó de manera integral el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo. Hasta esa reforma, las garantías mínimas que un empleador debía dar antes de sancionar venían en buena parte de la jurisprudencia —en particular de la Sentencia C-593 de 2014 de la Corte Constitucional—. Lo que cambió es que ese estándar dejó de ser una construcción de los jueces para volverse texto legal expreso y, además, reglamentado por circular. Para el empresario, eso significa una sola cosa: lo que antes podía improvisarse, hoy se mide contra un procedimiento escrito y verificable.
Qué ordena la Circular 0048: el procedimiento mínimo paso a paso
La circular precisa que toda actuación dirigida a imponer una sanción disciplinaria debe respetar, como mínimo, las garantías del debido proceso. No se trata de una recomendación de buenas prácticas, sino del estándar contra el cual se juzgará la validez de la sanción. El procedimiento mínimo que debe poder demostrar la empresa contiene estos pasos:
- Comunicación formal de apertura. Debe notificarse al trabajador, por escrito, los hechos investigados con sus circunstancias de modo, tiempo y lugar, y las conductas u omisiones que se le atribuyen. Una imputación genérica —"incumplimiento de funciones", sin más— no satisface este requisito.
- Traslado integral de las pruebas. El trabajador debe recibir todas las evidencias que respaldan la investigación, para poder controvertirlas. Si en el camino aparecen pruebas nuevas, debe concederse tiempo adicional de defensa.
- Término de descargos no inferior a cinco (5) días hábiles. Entre la apertura y la diligencia de descargos debe mediar un plazo mínimo de cinco días hábiles para que el trabajador se manifieste, controvierta las pruebas y aporte las suyas. Este es el cambio más concreto y el que con más frecuencia se incumple en la práctica.
- Recursos de impugnación. Cuando la estructura de la empresa lo permita, debe existir la posibilidad de recurrir la decisión —reposición y, en su caso, apelación—.
- Decisión motivada, proporcional e inmediata. La sanción debe estar fundamentada, ser proporcional a la falta y adoptarse dentro de un plazo razonable. La inmediatez importa: sancionar meses después de conocido el hecho debilita la decisión.
- Acompañamiento sindical. Debe garantizarse el derecho del trabajador a ser asistido durante la diligencia.
A esos pasos la Ley 2466 sumó un catálogo de principios que el empleador debe respetar: dignidad, presunción de inocencia, proporcionalidad, derecho de defensa, contradicción de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y non bis in idem. La reforma incorporó, además, una figura nueva en el ámbito laboral privado: el in dubio pro disciplinado, según el cual la duda razonable se resuelve a favor del trabajador investigado. Para la empresa, esto eleva la exigencia probatoria: no basta con sospechar la falta; hay que poder demostrarla.
La distinción que más confunde: sanción disciplinaria no es lo mismo que despido con justa causa
Aquí está el punto que la Circular 0048 aclara y que evita el error más caro. El despido con justa causa, como regla general, no es una sanción disciplinaria, sino el ejercicio de una facultad resolutoria unilateral y contractual del empleador. Por eso, en principio, el despido con justa causa no exige agotar el procedimiento disciplinario completo descrito arriba. Esto es una buena noticia para el empresario, pero leerla mal lleva directo al litigio.
La misma circular advierte que, aunque no requiera el procedimiento completo, el empleador conserva el deber de comunicar los motivos de la terminación de forma específica, actuar con inmediatez y permitir que el trabajador sea escuchado. Y hay tres escenarios en los que el despido sí debe tramitarse como si fuera una sanción, con todo el procedimiento: cuando el propio reglamento o documentos internos de la empresa catalogan la falta como "grave" o "gravísima" dentro de un régimen de graduación de sanciones del que el despido hace parte; cuando existe un sistema interno que ubica el despido como la sanción máxima; y cuando la ley lo exige expresamente, como ocurre con el despido por bajo rendimiento o por participación en una huelga declarada ilegal. El empresario que redacta su reglamento sin cuidar este detalle puede, sin saberlo, autoimponerse la carga de un proceso disciplinario completo antes de cada despido.
Memorandos y llamados de atención: no todo activa el procedimiento
La circular también ordena un terreno gris cotidiano. Un memorando o un llamado de atención que se limita a impartir órdenes sobre el modo, el tiempo o la cantidad del trabajo —y que no está tipificado como sanción en el reglamento— no requiere agotar el procedimiento sancionatorio. En cambio, si el llamado de atención está contemplado como una sanción dentro del Reglamento Interno de Trabajo, debe seguirse el procedimiento completo. La conclusión práctica es que la redacción del reglamento define qué herramientas de gestión del día a día le quedan libres y cuáles le exigen abrir un expediente. Un reglamento mal calibrado convierte cada anotación en un trámite formal.
El alivio para las pequeñas empresas del Atlántico
La Ley 2466 y la circular reconocen que exigir el procedimiento completo a una empresa muy pequeña sería una carga desproporcionada. Por eso el procedimiento detallado no es exigible en su totalidad a las micro y pequeñas empresas de hasta diez (10) trabajadores ni a los empleadores de trabajadores del hogar. En estos casos el deber se reduce a un núcleo esencial: notificar al trabajador los hechos, conductas u omisiones que se le imputan, permitirle ejercer su derecho de defensa y ser escuchado, y aplicar una sanción proporcional. Buena parte del tejido empresarial de Barranquilla, Soledad y Puerto Colombia está en este rango; pero conviene no confundir "procedimiento simplificado" con "ausencia de procedimiento": incluso la microempresa debe documentar que escuchó al trabajador antes de sancionar.
Qué le pasa a su empresa si no cumple
Las consecuencias del incumplimiento operan en dos frentes. En sede administrativa, el Ministerio del Trabajo puede iniciar investigaciones e imponer sanciones a través de la autoridad laboral competente, justo en el contexto de inspecciones que se han intensificado. En sede judicial, una sanción o un despido impuestos sin respetar el debido proceso quedan expuestos a ser declarados ineficaces o ilegales, lo que en la práctica puede derivar en reintegros, pagos retroactivos e indemnizaciones. Dicho de otro modo: la empresa que despide "con justa causa" pero sin haber escuchado al trabajador ni documentado los motivos puede terminar pagando como si hubiera despedido sin causa. El procedimiento no es un formalismo; es lo que sostiene la decisión cuando el trabajador la demanda.
Checklist defensivo: seis verificaciones para esta semana
Como el plazo del 25 de junio de 2026 ya venció, la respuesta razonable no es esperar, sino cerrar la brecha de inmediato y dejar todo documentado. Estas son las verificaciones prioritarias:
- Reglamento Interno de Trabajo actualizado. Revise que su RIT incorpore el procedimiento disciplinario del artículo 115 del CST reformado, con el término de descargos de mínimo cinco días hábiles y los recursos.
- Catálogo de faltas y sanciones calibrado. Defina con cuidado qué faltas son graves o gravísimas y cómo se gradúan las sanciones, para no autoimponerse un proceso completo en cada despido por error de redacción.
- Formatos del expediente. Tenga listos los modelos de comunicación de apertura, citación a descargos, acta de descargos y decisión motivada, de modo que cada caso quede trazado por escrito.
- Capacitación de jefes y de gestión humana. Quien firma un memorando o cita a descargos debe saber qué activa el procedimiento y qué no, y respetar los principios, incluido el in dubio pro disciplinado.
- Régimen aplicable a su tamaño. Si tiene hasta diez trabajadores, aplique el procedimiento simplificado, pero documéntelo; si supera ese umbral, aplique el procedimiento completo.
- Inmediatez y prueba. Actúe sin demoras injustificadas y conserve la evidencia de la falta; la duda no probada hoy se resuelve a favor del trabajador.
El procedimiento disciplinario bien diseñado no debilita la autoridad del empleador: la protege. Una empresa que sanciona y despide siguiendo el debido proceso toma decisiones que resisten una demanda; la que improvisa acumula contingencias que solo se vuelven visibles cuando llega la inspección o la conciliación. La diferencia entre una y otra está en el reglamento y en la disciplina documental con que se aplica.
En Hernández & Abogados acompañamos a los empresarios del Atlántico en la actualización del Reglamento Interno de Trabajo conforme a la Ley 2466 y la Circular 0048, en el diseño del procedimiento disciplinario y en la conducción de procesos sancionatorios y despidos con justa causa que se sostengan ante un juez. Le invitamos a apoyarse en nuestra herramienta de procedimiento disciplinario y en la de Reglamento Interno de Trabajo, y a conocer nuestros servicios de Derecho Laboral Empresarial; si quiere una revisión a la medida de su empresa, puede contactar a nuestro equipo.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye concepto jurídico formal. Para una asesoría específica sobre su caso, le invitamos a contactar a nuestro equipo.
