Si su empresa tiene al menos un trabajador vinculado —uno solo, sin importar el tamaño de la nómina ni el sector—, el viernes 31 de julio de 2026 es una fecha que no debería pasar desapercibida. Ese día vence el plazo para registrar ante el Ministerio del Trabajo la autoevaluación de Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) correspondiente al año 2025, junto con el plan de mejoramiento que se derive de sus resultados. El plazo lo fijó la Circular 0027 del 26 de febrero de 2026 del Ministerio del Trabajo, y el registro se hace exclusivamente en la plataforma habilitada por el Fondo de Riesgos Laborales: sgrl.mintrabajo.gov.co.
La experiencia con este tipo de obligaciones es consistente: no hay requerimiento previo, no hay carta de aviso y no hay prórroga automática. La plataforma cierra, queda el registro de quién reportó y quién no, y esa información es exactamente la primera que consulta un inspector de trabajo cuando abre una visita. Para el empresario del Atlántico que tiene su SG-SST razonablemente montado pero nunca formalizó el reporte anual, este es el momento de revisarlo: el sistema puede estar bien y la empresa seguir expuesta por no haberlo registrado.
Qué exige exactamente la Circular 0027 de 2026
La circular no crea una obligación nueva. Lo que hace es fijar el calendario del cumplimiento de un deber que ya existía en la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo, que definió los Estándares Mínimos del SG-SST. El artículo 26 de esa resolución ordena que el empleador realice cada año una autoevaluación de los Estándares Mínimos que le apliquen, con la metodología y los criterios de calificación que la propia norma establece, y el artículo 28 obliga a formular un plan de mejoramiento cuando el resultado no alcanza el cumplimiento pleno.
La Circular 0027 de 2026 concreta tres cosas para esta vigencia:
- Qué se reporta: la autoevaluación correspondiente al año 2025 —es decir, el ejercicio del año inmediatamente anterior— junto con el plan de mejoramiento que surja de ella.
- Hasta cuándo: el 31 de julio de 2026.
- Dónde: en la aplicación dispuesta en el sitio web del Fondo de Riesgos Laborales, sgrl.mintrabajo.gov.co, no por correo ni en la Dirección Territorial.
Los destinatarios son amplios: empleadores públicos y privados, contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, organizaciones de economía solidaria, empresas de servicios temporales y demás sujetos obligados a implementar los Estándares Mínimos. En términos prácticos, si su empresa cotiza a una ARL, está dentro del universo de obligados.
El registro no es lo mismo que tener el SG-SST al día
Aquí está la confusión que más caro cuesta. Muchas empresas del Atlántico contratan a un asesor en seguridad y salud en el trabajo, mantienen la matriz de peligros, hacen los exámenes ocupacionales, tienen el COPASST conformado y asumen que con eso están cumpliendo. Todo eso es necesario, pero es la sustancia del sistema. El registro anual en la plataforma SGRL es la formalidad que acredita ante el Estado que esa sustancia existe.
Frente a un inspector, la diferencia es determinante. Una empresa con un SG-SST implementado pero sin registro tiene que demostrar su cumplimiento documento por documento, en una visita, bajo presión y con el reloj corriendo. Una empresa que registró a tiempo llega a esa misma visita con un punto de partida distinto: hay una constancia oficial, con fecha, de que la autoevaluación se hizo y de que la empresa identificó y programó sus propias brechas. Ese es el valor defensivo del trámite, y es la razón por la que no conviene tratarlo como un formalismo menor.
Cuántos estándares le aplican a su empresa
La Resolución 0312 de 2019 no exige lo mismo a todas las empresas. Gradúa la carga según el número de trabajadores y el nivel de riesgo, y esto es lo primero que debe verificar antes de autoevaluarse, porque autoevaluarse con el listado equivocado invalida el ejercicio completo:
- Artículo 3: empresas con diez (10) o menos trabajadores clasificadas en riesgo I, II o III cumplen siete (7) Estándares Mínimos.
- Artículo 9: empresas de once (11) a cincuenta (50) trabajadores clasificadas en riesgo I, II o III cumplen veintiún (21) Estándares Mínimos.
- Artículo 16: empresas de más de cincuenta (50) trabajadores, y las de cualquier tamaño clasificadas en riesgo IV o V, cumplen los sesenta (60) Estándares Mínimos.
El error frecuente en empresas que crecieron durante el último año es autoevaluarse con el listado del año anterior. Una compañía que pasó de 48 a 55 trabajadores en 2025 —o que cambió de actividad económica y subió de nivel de riesgo— dejó de ser sujeto de 21 estándares y pasó a serlo de 60. Si reporta con el listado corto, el registro queda hecho pero mal hecho, y ese documento firmado es después una prueba en contra.
El plan de mejoramiento: el documento que más se olvida
La autoevaluación arroja un puntaje, y ese puntaje determina la valoración del sistema. La Resolución 0312 de 2019 ordena que, cuando el resultado no alcanza el cumplimiento total, el empleador formule un plan de mejoramiento que identifique los estándares incumplidos y fije acciones correctivas concretas, con responsable y fecha. Ese plan se registra junto con la autoevaluación; no es opcional ni posterior.
Además, el empleador o contratante debe enviar copia de la autoevaluación y del plan de mejoramiento a su Administradora de Riesgos Laborales (ARL) para su estudio, análisis, comentarios y recomendaciones. Es un paso que se omite con frecuencia y que después resulta útil: deja trazabilidad de que la empresa no sólo detectó sus brechas, sino que las puso en conocimiento del actor técnico del sistema.
Un punto de criterio que conviene tener claro: inflar la autoevaluación no protege a nadie. Un puntaje artificialmente alto, sin soportes que lo respalden, es una declaración documentada y firmada por la empresa. Si luego ocurre un accidente de trabajo y la investigación revela que el estándar reportado como cumplido no existía, esa autoevaluación deja de ser un escudo y se convierte en el mejor argumento del demandante. Un resultado honesto, con un plan de mejoramiento serio y en ejecución, defiende mucho mejor que un cien por ciento sin respaldo.
Qué arriesga la empresa que deja pasar el 31 de julio
Las sanciones por incumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo están en el artículo 91 del Decreto-Ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 1562 de 2012. Para el empleador, el marco es el siguiente:
- Multas de hasta 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes, graduales según la gravedad de la infracción. Con el salario mínimo de 2026 en $1.750.905, el tope se acerca a los 875 millones de pesos.
- Suspensión de actividades hasta por 120 días en caso de reincidencia.
- Cierre definitivo de la empresa en los supuestos más graves.
Estas sanciones se imponen respetando el debido proceso y de forma gradual: nadie recibe el tope por no haber registrado una autoevaluación. Pero el punto no es el monto máximo, sino la puerta que abre la omisión. Una empresa que aparece en la plataforma como no reportante es un candidato natural a visita de inspección, y esa visita no se limita al registro faltante: revisa el sistema completo, la afiliación de todos los trabajadores, los soportes de capacitación, las investigaciones de incidentes y la contratación. El trámite omitido es lo que activa la revisión de todo lo demás.
El otro frente: accidentes de trabajo y culpa patronal
Hay un escenario donde este expediente pesa aún más que en una inspección. Cuando ocurre un accidente de trabajo grave y el trabajador o sus causahabientes demandan la indemnización plena y ordinaria de perjuicios del artículo 216 del Código Sustantivo del Trabajo, la discusión gira sobre si hubo culpa suficientemente comprobada del empleador. Ahí la defensa no se construye con argumentos, sino con documentos anteriores al accidente.
Una autoevaluación registrada en 2026, con su plan de mejoramiento, sus soportes de ejecución y la copia remitida a la ARL, es prueba de diligencia con fecha cierta y verificable por un tercero. Es difícil sostener que una empresa fue indiferente a la seguridad de su personal cuando existe una constancia oficial de que se autoevaluó, identificó sus brechas y las estaba cerrando. Sin ese expediente, la empresa entra al proceso reconstruyendo su propia diligencia hacia atrás, que es la posición más incómoda posible.
A esto se suma un efecto comercial que muchos empresarios subestiman: cada vez más contratantes, operadores portuarios y entidades públicas del Atlántico exigen a sus proveedores la constancia del registro y el puntaje de la autoevaluación como requisito de habilitación. No tenerla ya no es sólo un riesgo sancionatorio; empieza a cerrar contratos.
Qué hacer en los días que quedan
Si a su empresa le falta el registro, el orden de trabajo para esta semana es el siguiente:
- Determine su grupo. Verifique el número de trabajadores y el nivel de riesgo vigentes para 2025 y confirme si le aplican 7, 21 o 60 estándares.
- Aplique la autoevaluación del año 2025 con la tabla de valores y calificación de la Resolución 0312 de 2019, estándar por estándar, con el soporte a la vista de cada uno.
- Formule el plan de mejoramiento sobre los estándares no cumplidos, con actividad, responsable y fecha. Es el documento que le da sentido defensivo al reporte.
- Registre ambos documentos en sgrl.mintrabajo.gov.co antes del 31 de julio y conserve el comprobante del cargue.
- Remita copia a su ARL y archive la constancia de envío junto con el resto del expediente del SG-SST.
- Revise la coherencia del reporte con sus demás obligaciones: reglamento interno, procedimiento disciplinario, políticas laborales y contratos. Un inspector que encuentra contradicciones entre documentos amplía la revisión.
El registro de la autoevaluación es, en el fondo, una obligación previsible y perfectamente gestionable; el riesgo no está en la norma, sino en dejar vencer el plazo con el sistema funcionando pero sin constancia de que funciona. En Hernández & Abogados acompañamos a empresas del Atlántico en la revisión del cumplimiento en seguridad y salud en el trabajo: verificación del grupo de estándares aplicable, consistencia entre la autoevaluación y sus soportes reales, diseño del plan de mejoramiento y articulación con el cuerpo de políticas laborales de la compañía. Si quiere revisar cómo le aplica a su operación, puede conocer nuestro trabajo en derecho laboral empresarial o escribirnos a través de nuestro canal de contacto para revisar su caso concreto.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye concepto jurídico formal. Para una asesoría específica sobre su caso, le invitamos a contactar a nuestro equipo.
