El 5 de marzo de 2026, el Ministerio del Trabajo expidió el Decreto 0223 de 2026, mediante el cual se subroga el capítulo del Decreto 1072 de 2015 que regulaba las prácticas laborales y el contrato de aprendizaje, para alinear su reglamentación con el artículo 21 de la Ley 2466 de 2025. La norma cierra una etapa de incertidumbre que venía desde la sanción de la reforma laboral: el aprendiz dejó de ser, de manera definitiva, un estudiante con apoyo de sostenimiento y pasó a ser un trabajador con contrato laboral especial a término fijo. Para el empresario del Atlántico que tiene cuota de aprendizaje, el cambio es estructural y se siente, primero, en el costo nominal y, segundo, en la exposición frente a inspecciones de Mintrabajo, UGPP y SENA.
El contrato de aprendizaje fue durante dos décadas una figura intermedia: el aprendiz prestaba servicios formativos a la empresa y recibía un apoyo de sostenimiento, en porcentajes del salario mínimo, sin que la relación se considerara laboral en sentido estricto. La Ley 2466 reescribió esa premisa y el Decreto 0223 la operacionaliza. La empresa que mantenía su cuota a un costo previsible y limitado debe ahora rediseñar la planeación del cumplimiento, porque cada aprendiz cuesta más, requiere más documentación y, sobre todo, responde a un régimen disciplinario y prestacional plenamente laboral.
Qué cambia: del apoyo de sostenimiento al salario y a las prestaciones
En la regulación anterior, el aprendiz recibía durante la etapa lectiva el cincuenta por ciento (50%) de un salario mínimo y, durante la etapa productiva, el setenta y cinco por ciento (75%). El nuevo régimen sube ambas cifras: 75% del salario mínimo en la etapa lectiva y 100% en la etapa productiva, en todos los casos respetando la proporcionalidad con la jornada efectivamente trabajada. La empresa que tenía aprendices en etapa productiva pasó, de un día para otro, a pagar un salario mínimo completo más las prestaciones sociales correspondientes.
El cambio prestacional es igual de relevante. El aprendiz ahora causa cesantías, intereses a las cesantías, prima de servicios y vacaciones en proporción al tiempo laborado, conforme al artículo 51 de la Ley 2466 y a la jurisprudencia laboral aplicable a cualquier contrato a término fijo. La afiliación al sistema general de seguridad social cambia también: a la salud y los riesgos laborales que ya se venían cubriendo, se sumó la obligación de aportar al sistema general de pensiones desde la etapa productiva, lo que en la práctica equipara al aprendiz a cualquier otro trabajador subordinado de la planta.
Para efectos operativos de la PILA, el SENA y el Ministerio del Trabajo crearon el tipo de cotizante 19, exclusivo para aprendices en etapa lectiva, con cotización a salud y riesgos laborales desde el primer día de formación. Esa codificación, aparentemente técnica, es la que cruza la UGPP cuando audita aportes: una empresa que reportó aprendices con códigos antiguos durante 2026 está pintada en rojo para fiscalización.
El nuevo costo de no contratar: la monetización subió 50%
El segundo frente que mueve el Decreto 0223, en concordancia con el artículo 23 de la Ley 2466 que modificó el artículo 34 de la Ley 789 de 2002, es el costo de la monetización. La empresa obligada a cuota de aprendizaje que decide no contratar aprendices —monetización total— o que contrata menos de los exigidos —monetización parcial— debe cancelar al SENA un valor mensual equivalente a uno punto cinco (1,5) salarios mínimos legales mensuales vigentes por cada aprendiz no contratado. La cifra anterior era de un (1) SMLMV. El incremento es del cincuenta por ciento (50%).
La consecuencia financiera para una empresa mediana del Atlántico es directa. Una compañía con quince trabajadores que está obligada a un aprendiz —según las tablas de proporcionalidad del SENA por número de empleados— pasa de un costo mensual de monetización de un salario mínimo a uno y medio. En empresas con cuotas de cinco o diez aprendices, la diferencia anualizada es de varios millones. La pregunta interna debe ser, hoy más que nunca, si la empresa contrata o monetiza, porque las dos vías subieron de precio y la diferencia entre ellas se redujo significativamente.
Conviene recordar también que, conforme al artículo 23 de la Ley 2466, el veinticinco por ciento (25%) de los recursos que el SENA recauda por monetización se destina a apoyos económicos para aprendices del SENA, lo que el regulador entiende como un incentivo para que las empresas opten por la contratación directa y no por el pago.
Qué se hace ahora: cuatro frentes de cumplimiento
1. Auditoría de la cuota actual y proyección 2026-2027
El primer paso es saber con precisión cuántos aprendices tiene su empresa obligados, cuántos efectivamente contrata, cuántos monetiza y cuál es el costo proyectado bajo el nuevo régimen. La cuota se calcula por el número total de trabajadores con contrato laboral, y la regla operativa estándar es de un aprendiz por cada veinte trabajadores, con tablas específicas para empresas pequeñas y para sectores con cuotas especiales. La auditoría debe arrojar tres cifras: el costo proyectado de contratar la cuota completa con el nuevo régimen prestacional, el costo de monetizar a 1,5 SMLMV por aprendiz no contratado, y la diferencia neta entre ambas vías.
2. Revisión de los contratos vigentes y migración al nuevo régimen
Las empresas que tienen contratos de aprendizaje en curso bajo el esquema anterior deben migrar la documentación al nuevo modelo. El contrato debe constar por escrito, identificar las etapas lectiva y productiva, establecer la remuneración correspondiente —75% o 100% del salario mínimo, sin contar auxilios, comisiones u otros conceptos— y dejar constancia de las afiliaciones al sistema de seguridad social. Las cesantías, prima y vacaciones deben provisionarse desde el inicio. El término fijo no puede pactarse más allá de la duración real del programa de formación.
3. Protocolo de gestión disciplinaria y terminación
Al ser ahora un contrato laboral, la terminación del aprendiz está sujeta a las mismas reglas que aplican a cualquier trabajador a término fijo. La decisión de no continuar con el aprendiz al final del programa, o de terminarlo anticipadamente por una falta, exige procedimiento disciplinario documentado, descargos por escrito y consignación de la justa causa cuando se invoca. La empresa que terminaba el contrato anterior con una simple comunicación al SENA enfrenta hoy el riesgo de una tutela por despido injustificado o, peor, de una indemnización por terminación sin justa causa con base en lo previsto en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo. El Reglamento Interno de Trabajo debe extender su aplicabilidad expresa a los aprendices.
4. Coordinación con nómina, PILA y SENA
El reporte mensual del aprendiz en PILA debe usar el tipo de cotizante 19 durante la etapa lectiva y el tipo de cotizante estándar durante la etapa productiva. La empresa debe confirmar con su operador de información que la planilla refleja correctamente los conceptos de cotización, porque cualquier diferencia entre lo causado y lo reportado activa fiscalización de la UGPP. Adicionalmente, el SENA mantiene un registro centralizado del cumplimiento de la cuota; conviene cruzarlo trimestralmente contra los datos internos de la empresa para evitar diferencias que terminen en requerimiento administrativo.
Riesgos en una inspección de Mintrabajo, UGPP o SENA
El nuevo régimen multiplica los puntos en los que una inspección puede encontrar incumplimiento. En la práctica, los frentes que más preguntan los inspectores son: pago en el porcentaje correcto del salario mínimo (75% o 100% según la etapa), liquidación y consignación de cesantías y prima, afiliación al sistema general de pensiones durante la etapa productiva, registro adecuado en PILA con el código de cotizante que corresponde, y cumplimiento documental de la cuota frente a las tablas del SENA. Una empresa que pague el porcentaje antiguo sobre aprendices en etapa productiva, por ejemplo, está expuesta a sanción del Ministerio del Trabajo bajo el artículo 486 del CST por valores que pueden llegar hasta cinco mil salarios mínimos por hechos repetidos.
El frente UGPP merece mención aparte. La diferencia entre lo que la empresa pagaba al aprendiz bajo el régimen anterior y lo que debe pagar bajo el nuevo, multiplicada por aportes patronales y prestaciones, configura una base inusualmente atractiva para fiscalización de aportes. Las compañías que mantengan en 2026 una nómina con aprendices liquidados al esquema viejo son candidatas naturales a un requerimiento.
Cómo acompañamos el rediseño
En HB Legal Corp hemos acompañado durante el segundo trimestre de 2026 a empresas medianas del Atlántico —sectores manufactura, comercio, salud, vigilancia y servicios— en la auditoría de cumplimiento del Decreto 0223 y en la migración contractual al nuevo régimen. La intervención típica incluye levantamiento del inventario de aprendices vigentes, recálculo de la cuota proyectada bajo el nuevo costo, revisión de minutas de contrato y, cuando corresponde, ajuste del Reglamento Interno de Trabajo y del procedimiento disciplinario para que cubran de manera expresa al aprendiz como trabajador subordinado.
Para empresas que están repensando si conviene contratar o monetizar la cuota completa, la decisión depende de tres variables cruzadas: el costo total con prestaciones para cada aprendiz, la disponibilidad real de programas formativos pertinentes en Barranquilla y el peso reputacional o sectorial de mantener formación dual. No hay una respuesta única; hay un modelo financiero que cada empresa debe construir con cifras propias.
Asesoría para revisar su caso
Si su empresa tiene cuota de aprendizaje obligada o ya cuenta con aprendices en su nómina, en HB Legal Corp ofrecemos una sesión de asesoría de cuarenta y cinco minutos sin costo. El alcance de esta sesión es exclusivamente la revisión del caso: escuchamos la situación actual de la cuota, identificamos los riesgos jurídicos y prestacionales más relevantes y le entregamos una lectura preliminar de las brechas frente al Decreto 0223.
La sesión no incluye representación judicial, redacción de actos administrativos, ni emisión de conceptos formales. Si tras la revisión su caso requiere acompañamiento más profundo —auditoría completa de cumplimiento del contrato de aprendizaje, defensa frente a un requerimiento de Mintrabajo o UGPP, o rediseño contractual y de procedimiento disciplinario—, le presentaremos una propuesta de servicios por separado.
Llame al +57 304 439 8136 o agende en www.hblegalcorp.com/contacto.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye concepto jurídico formal. Para una asesoría específica sobre su caso, le invitamos a contactar a nuestro equipo.
