El 27 de julio de 2026 el Ministerio del Trabajo expidió la Circular Externa 082 de 2026, con lineamientos para la publicación del Reglamento Interno de Trabajo establecido en el artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 8 de la Ley 2466 de 2025. Para el empresario del Atlántico que ya actualizó su reglamento este año, la circular llega con una pregunta incómoda: ese documento nuevo, ¿quedó publicado como la ley exige, o quedó guardado en una carpeta de gestión humana con un correo de aviso?
La diferencia no es de forma. El artículo 107 del Código Sustantivo del Trabajo dispone que el reglamento "hace parte del contrato individual de trabajo de cada uno de los trabajadores del respectivo establecimiento", y el artículo 114 prohíbe imponer "sanciones no previstas en el reglamento, en pacto, en convención colectiva, en fallo arbitral o en contrato individual". Un catálogo de faltas mal publicado es un catálogo que su empresa tendrá que defender el día que lo use para suspender o para despedir.
Qué exige hoy el artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo
El texto vigente del artículo 120, en la versión del artículo 8 de la Ley 2466 de 2025, puede leerse íntegro en el Código Sustantivo del Trabajo publicado por la Secretaría del Senado: una vez cumplida la obligación del artículo 119, el empleador debe publicar el reglamento "mediante la fijación de dos (2) copias en carácter legible, en dos (2) sitios distintos y a través de medio virtual, al cual los trabajadores deberán poder acceder en cualquier momento".
Conviene leer esa conjunción con cuidado. La norma no ofrece un menú: no dice "físico o virtual", dice fijación física y medio virtual. Lo único que el medio virtual reemplaza es la multiplicación de carteleras cuando hay varias sedes, porque el mismo artículo añade que, si hubiera varios lugares de trabajo separados, la fijación debe hacerse en cada uno de ellos, "salvo que se hiciere la publicación del reglamento a través de medio virtual, caso en el cual no se requerirá efectuar varias publicaciones físicas". Para una compañía con planta en Malambo, bodega en Soledad y oficina en Barranquilla, esa salvedad evita tres cronogramas de fijación distintos.
El segundo inciso es facultativo y suele confundirse con el primero: el empleador "podrá" cargar el reglamento en la página web de la empresa, si cuenta con una, o enviarlo por cualquier canal digital de su propiedad, "como el correo electrónico, dejando constancia de dicha actuación". Es un canal adicional, no el medio virtual de consulta permanente que exige el primer inciso. La circular enumera los correos electrónicos entre los medios virtuales idóneos, junto con plataformas internas de gestión humana, intranet, repositorios digitales, aplicativos corporativos, sistemas de gestión documental, portales laborales y páginas web empresariales. Para efectos defensivos, no conviene sostener la publicación virtual solo en un envío de correo: un correo se envía una vez, y la ley describe un medio de acceso permanente.
El paso previo que nadie puede saltarse: el artículo 119
El artículo 120 arranca diciendo "una vez cumplida la obligación del artículo 119". Ese artículo, en la versión del artículo 17 de la Ley 1429 de 2010, ordena publicar en cartelera de la empresa el reglamento e informar allí mismo a los trabajadores, mediante circular interna, del contenido y de la fecha desde la cual entrará en aplicación.
A partir de ahí corre un plazo: la organización sindical, si la hubiere, y los trabajadores no sindicalizados podrán solicitar al empleador, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, los ajustes que estimen necesarios cuando consideren que las cláusulas contravienen los artículos 106, 108, 111, 112 o 113 del Código. La ley acota el objeto de la objeción a esos cinco artículos, no a cualquier desacuerdo con el reglamento.
Si no hay acuerdo, el inspector del trabajo adelanta la investigación, formula objeciones y ordena al empleador realizar las adiciones, modificaciones o supresiones conducentes, con plazo máximo de quince (15) días hábiles, "al cabo de los cuales el empleador realizará los ajustes so pena de incurrir en multa equivalente a cinco (5) veces el salario mínimo legal mensual vigente". El matiz importa para medir el riesgo: esa multa está atada al incumplimiento de la orden del inspector, no a la sola omisión de publicar. La omisión de publicar tiene otro precio, y es peor.
El precio real de publicar mal: la modificación no produce efectos
El aporte más costoso de la circular está en un renglón de su numeral 2.2: toda modificación, adición, supresión o sustitución del reglamento deberá publicarse y comunicarse cumpliendo de nuevo el procedimiento del artículo 119, y "mientras no se adelante dicha publicación y comunicación en debida forma, las modificaciones introducidas no producirán efectos frente a las personas trabajadoras".
Traducido a la operación de su empresa: si durante el primer semestre de 2026 incorporó al reglamento el procedimiento disciplinario, el capítulo de acoso o la nueva jornada, y esa versión no se publicó como corresponde, la versión oponible al trabajador sigue siendo la anterior. El expediente que se construya sobre una falta tipificada solo en la versión nueva nace con una objeción servida, y lo mismo ocurre con la gradación de sanciones y con los términos de descargos.
El numeral 2.4 añade una instrucción de higiene documental que casi nunca se cumple: cuando el reglamento sea modificado, actualizado o sustituido, debe informarse a las personas trabajadoras sobre la existencia de la nueva versión, la fecha desde la cual entra en aplicación y el medio dispuesto para su consulta, evitando que permanezcan disponibles versiones anteriores que generen confusión. Dos versiones conviviendo en la intranet es el tipo de hallazgo que un apoderado convierte en duda razonable.
El expediente de publicación: qué conservar
El numeral 2.3 pide conservar "evidencia razonable" del cumplimiento de la publicación física y virtual, y enumera qué sirve como soporte: registros fotográficos de la fijación física, actas internas de publicación, circulares de comunicación, capturas de pantalla del medio virtual, constancias de cargue en plataformas digitales, correos electrónicos de remisión, certificados de publicación o cualquier otro medio que permita verificar la divulgación y disponibilidad del reglamento.
Esa lista no es burocracia: es el orden del día de una visita de inspección. La publicación se acredita con papeles fechados, no con la afirmación de que el reglamento "siempre ha estado en la cartelera". Una fotografía sin fecha verificable, un acta sin firmas o un pantallazo sin ruta de acceso pierden buena parte de su valor probatorio.
Una circular es una circular, y eso hoy juega a favor del empleador
Conviene poner la Circular Externa 082 en su lugar dentro del sistema de fuentes, sobre todo después de que el propio Ministerio del Trabajo, mediante la Resolución 2708 del 20 de agosto de 2026, derogara once circulares y dispusiera que no podrán invocarse "como fundamento jurídico autónomo para crear o exigir obligaciones, requisitos, cargas probatorias, procedimientos, criterios sancionatorios, limitaciones de derechos, parámetros de inspección o condiciones de acceso a trámites administrativos".
La Circular Externa 082 no figura en la lista del artículo 1 de esa resolución: no fue derogada. Pero la lógica que la resolución hizo explícita se le aplica igual. La obligación de publicar vive en el artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo y su procedimiento previo en el artículo 119; la circular orienta cómo cumplirlos. La consecuencia práctica es de doble filo: si un inspector exige un soporte puntual que no está en la ley, la circular por sí sola no lo convierte en requisito legal; pero el empresario que conservó esos soportes simplemente no tiene esa discusión.
Hay un punto donde la circular dice algo que el artículo 119 no dice con esas palabras: que las objeciones "solo serán relacionadas con las modificaciones y adiciones que se realicen al reglamento". Es una lectura razonable, pero no está en el texto legal. Si su empresa piensa apoyarse en ese límite para rechazar una objeción sindical, se estará apoyando en la circular, no en la ley: conviene preparar el argumento de fondo de todos modos.
Quién está obligado a tener reglamento, y por qué el umbral se lee mal
El artículo 105 del Código obliga a tener reglamento a todo empleador "que ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales"; en empresas mixtas, cuando ocupe más de diez (10). La expresión es "más de", no "o más": una empresa comercial con exactamente cinco trabajadores permanentes no queda cobijada.
El umbral define quién está obligado a tenerlo, no quién queda sujeto a él: si su compañía adoptó un reglamento sin estar obligada, el artículo 107 sigue integrándolo al contrato individual y el artículo 114 sigue impidiéndole sancionar por fuera de él. Vale la pena recordar, además, que los artículos 116, 117 y 118 del Código —aprobación, forma de presentación e investigación— fueron derogados por el parágrafo 3 del artículo 65 de la Ley 1429 de 2010. El reglamento no se aprueba hoy ante el Ministerio: se publica. Quien siga creyendo que la prueba de su reglamento es el sello de un depósito antiguo está guardando el documento equivocado.
Qué revisar esta semana
La revisión se cierra en una sesión de trabajo. Identifique la última versión aprobada y la fecha desde la cual se dijo que entraría en aplicación. Verifique que existan dos copias legibles fijadas en dos sitios distintos y que el medio virtual sea de consulta permanente, no un correo enviado una vez. Reconstruya el soporte del artículo 119: la circular interna que informó contenido y fecha, y la constancia de las observaciones. Retire de la intranet las versiones anteriores y arme la carpeta de publicación con fotografías fechadas, actas firmadas y capturas del medio virtual.
Si va a hacer la revisión internamente, en nuestra herramienta de Reglamento Interno de Trabajo puede ver qué capítulos exige hoy la reforma y cómo se estructura el procedimiento de socialización; en la de procedimiento disciplinario, la secuencia que debe quedar documentada antes de imponer cualquier sanción; y en nuestros servicios de Derecho Laboral Empresarial, cómo abordamos estas revisiones en empresas del Atlántico frente a una inspección.
Un reglamento bien redactado y mal publicado es, en la práctica, un reglamento a medias. La Circular Externa 082 de 2026 no creó una obligación nueva, pero dejó por escrito qué espera ver el Ministerio del Trabajo cuando pregunte por la publicación. Hoy eso es un ejercicio de archivo; el día que el expediente se discuta ante un juez, será exactamente al revés.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye concepto jurídico formal. Para una asesoría específica sobre su caso, le invitamos a contactar a nuestro equipo.
