Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

HB Legal S.A.S., sociedad que opera bajo el nombre comercial Hernández & Abogados, identificada con NIT 901.169.436-2, con domicilio en Calle 77 No. 59-35, Oficina 1002, Barranquilla, Atlántico, Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales que recoge a través de su sitio web www.hblegalcorp.com, de sus canales de contacto y en el desarrollo de sus servicios jurídicos.

• Correo electrónico para asuntos de datos personales. santiago.otero@hblegalcorp.com
• Teléfono y WhatsApp. +57 304 439 8136
• Sitio web. www.hblegalcorp.com

2. Objeto y ámbito de aplicación

Esta política establece los criterios, finalidades, derechos, procedimientos y medidas con que la firma recoge, almacena, usa, circula y suprime los datos personales de sus clientes, contactos comerciales, usuarios del sitio web, proveedores, colaboradores y candidatos. Aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, de los que la firma sea responsable o encargada.

3. Marco normativo

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.
• Decreto 886 de 2014 y Decreto 090 de 2018, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional y las circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1123 de 2007, en cuanto al secreto profesional del abogado.

4. Definiciones

• Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público. El que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.
• Dato sensible. El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Titular. Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable. Persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento. En esta política, HB Legal S.A.S..
• Encargado. Persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Transferencia. Envío de datos a un responsable distinto, dentro o fuera del país.
• Transmisión. Comunicación de datos a un encargado para que realice un tratamiento por cuenta del responsable.

5. Principios

La firma aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Solo recoge los datos necesarios para las finalidades informadas, los conserva actualizados, los protege con medidas razonables y no los pone a disposición de terceros no autorizados.

6. Titulares y datos que se tratan

• Clientes y sus representantes. Datos de identificación, contacto, empresa, cargo y la información necesaria para prestar el servicio jurídico contratado, incluida la información de terceros que el cliente entregue bajo su responsabilidad.
• Contactos del sitio web y de WhatsApp. Nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, área de interés y el contenido del mensaje. También la fecha, hora y versión de la política bajo la cual se otorgó la autorización, la dirección IP, el navegador y el origen de la visita.
• Usuarios de las Soluciones Express. Datos de identificación y contacto del solicitante y la información que ingresa en los asistentes para generar sus documentos.
• Visitantes del sitio web. Datos de navegación recogidos mediante herramientas de analítica y medición, descritos en la sección 15.
• Proveedores, colaboradores y candidatos. Datos de identificación, contacto, formación, experiencia y los necesarios para la relación contractual o laboral.

7. Finalidades del tratamiento

• Atender las solicitudes de contacto y de información recibidas por el sitio web, el correo electrónico, el teléfono o WhatsApp.
• Prestar los servicios jurídicos contratados, incluida la representación ante autoridades judiciales y administrativas.
• Generar, entregar y conservar los documentos elaborados con las Soluciones Express, con la trazabilidad que exige su firma electrónica.
• Gestionar la relación contractual, la facturación, la cartera y las obligaciones contables y tributarias.
• Cumplir las obligaciones legales de la firma, incluidas las de prevención del lavado de activos y las de conservación de archivos.
• Enviar, con autorización del titular, información jurídica, novedades normativas e invitaciones a eventos de interés empresarial.
• Medir el uso del sitio web, mejorar su contenido y evaluar la efectividad de las campañas de comunicación.
• Gestionar los procesos de selección, vinculación y administración del personal y de los proveedores.

8. Datos sensibles y datos de menores

La firma no solicita datos sensibles a través de su sitio web. Cuando la prestación de un servicio jurídico los requiera, por ejemplo información de salud en un asunto laboral, el titular podrá abstenerse de entregarlos y el tratamiento se hará con su autorización expresa, en los términos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratan cuando lo exija un asunto que atienda su interés superior y con la autorización de su representante legal.

9. Autorización y prueba de la autorización

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo los casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. En el sitio web la autorización se otorga marcando la casilla dispuesta para ello en cada formulario, que no viene marcada por defecto. La firma conserva como prueba de cada autorización la fecha y hora en que se otorgó, la versión de esta política vigente en ese momento, el texto aceptado, la dirección IP y el navegador desde el que se envió, de acuerdo con el artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015. En los demás canales la autorización puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de manera razonable que fue otorgada.

10. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

11. Deberes de la firma

La firma garantiza al titular el ejercicio pleno del derecho de habeas data, conserva la información bajo las condiciones de seguridad necesarias, actualiza y rectifica los datos cuando corresponde, tramita las consultas y reclamos en los términos de esta política, informa a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y cumple las instrucciones de esa entidad, en los términos del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

12. Área responsable y canal de atención

La dirección de la firma es el área encargada de atender las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares. El canal habilitado es el correo electrónico santiago.otero@hblegalcorp.com, con el asunto "Datos personales". También pueden presentarse por escrito en el domicilio indicado en la sección 1.

13. Procedimiento para consultas y reclamos

• Consultas. Se atienden en un término máximo de diez días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible atenderlas en ese plazo, se informará al titular el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos. Deben contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco días siguientes para que lo complete; si no lo hace en dos meses, se entenderá desistido. El reclamo se resuelve en un término máximo de quince días hábiles, prorrogable por ocho días hábiles más con aviso al titular. Mientras se tramita, el dato quedará marcado con la leyenda "reclamo en trámite".
• Requisito de procedibilidad. El titular solo podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la firma, según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

14. Encargados, transferencia y transmisión de datos

Para operar el sitio web, el correo, las reuniones virtuales, la analítica y el almacenamiento, la firma se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento, entre ellos Vercel (alojamiento), Supabase (base de datos), Resend y Microsoft (correo electrónico y Microsoft Teams), Google y Meta (medición de audiencias). Algunos de estos proveedores procesan información fuera de Colombia, en países que ofrecen un nivel adecuado de protección o bajo contratos que garantizan el cumplimiento de esta política. La firma no vende ni cede datos personales a terceros para fines distintos de los informados.

15. Cookies, analítica y medición

El sitio web puede utilizar Vercel Web Analytics, que no usa cookies ni identifica personas, y las herramientas Google Analytics 4 y Meta Pixel, que emplean cookies e identificadores para medir visitas, conversiones y la efectividad de las campañas. Estas herramientas se activan únicamente cuando están configuradas por la firma. El usuario puede bloquearlas o eliminarlas desde la configuración de su navegador y puede ejercer sus derechos frente a Google y Meta en las páginas de privacidad de esas compañías. Los parámetros de origen de una visita (por ejemplo, la campaña que trajo al usuario) se guardan de forma temporal en el navegador para asociarlos a la solicitud de contacto que el usuario decida enviar.

16. Seguridad y secreto profesional

La firma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado de la información, incluidos el cifrado en tránsito, el control de accesos y la revisión periódica de sus proveedores. La información recibida en ejercicio de la profesión está además amparada por el secreto profesional del abogado, en los términos del artículo 28 de la Ley 1123 de 2007.

17. Conservación de los datos

Los datos se conservan por el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales de la firma. La información de los asuntos jurídicos y de los documentos firmados electrónicamente se conserva por los términos que fijan las normas de archivo, contables y de prescripción. Los datos de contacto que no deriven en una relación contractual se conservan mientras el titular no solicite su supresión y, en todo caso, se revisan cada dos años.

18. Registro Nacional de Bases de Datos

La firma cumplirá la obligación de inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se encuentre dentro de los sujetos obligados conforme al Decreto 090 de 2018, y mantendrá actualizada la información reportada.

19. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir del 12 de octubre de 2026 y permanece vigente mientras no sea modificada. Los cambios sustanciales se publicarán en esta misma página con una nueva versión y fecha, y se comunicarán a los titulares cuando la ley lo exija. Las autorizaciones otorgadas conservan el registro de la versión bajo la cual se concedieron.

Versión 1.0. Fecha de entrada en vigencia 12 de octubre de 2026. HB Legal S.A.S., identificada con NIT 901.169.436-2. Calle 77 No. 59-35, Oficina 1002, Barranquilla, Atlántico, Colombia.