El 7 de abril de 2026, el Ministerio de Salud y Protección Social expidió el Decreto 0379 de 2026, que modificó de manera estructural el procedimiento técnico mediante el cual los trabajadores independientes y los contratistas distintos a la prestación personal de servicios deben liquidar sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. La norma entró en vigor el 9 de mayo de 2026 y, en menos de un mes, ya está siendo aplicada por las administradoras de aportes en cada PILA que se procesa. Para el empresario del Atlántico que contrata independientes —y la mayoría lo hace, para servicios contables, jurídicos, de transporte, de mensajería, de mantenimiento, de marketing o de tecnología— el cambio no se queda en la órbita del contratista: lo arrastra de manera directa al contratante, que mantiene una obligación de verificación bajo riesgo de responsabilidad solidaria frente a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP).
El decreto, lejos de ser una pieza técnica para contadores, redefine quién aguanta el riesgo cuando un independiente reporta un Ingreso Base de Cotización inferior al que debería. Y la respuesta, en buena parte de los casos, sigue siendo el contratante. Por eso conviene leer el cambio con dos lupas: la del trabajador independiente, para entender qué empezó a hacer en mayo, y la del empresario, para entender qué documentación debe exigir y qué cláusulas contractuales debe ajustar antes de la próxima fiscalización de la UGPP.
Qué cambia con el Decreto 0379 de 2026
El decreto modifica las reglas con las que un trabajador independiente determina su Ingreso Base de Cotización (IBC), que es el valor sobre el cual se calculan los aportes a salud, pensión y riesgos laborales. El cambio central es que la liquidación deja de ser un cálculo plano sobre los ingresos brutos y pasa a ser un procedimiento de tres etapas obligatorias e indelegables.
La primera etapa consiste en determinar el ingreso bruto del mes. La segunda, en descontar los costos asociados a la actividad económica. La tercera, en aplicar el 40% sobre el ingreso neto resultante, con un piso de un salario mínimo y un techo de 25 salarios mínimos, para definir el IBC final. Sobre ese valor se calculan los aportes mensuales.
El verdadero cambio está en la segunda etapa. El decreto permite al independiente escoger entre dos rutas para descontar costos: el descuento de costos reales, que exige cumplir los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario —es decir, costos necesarios, proporcionales y debidamente soportados con facturas, contratos y demás documentación—, o el descuento mediante un esquema de costos presuntos definido por la UGPP a través de resolución. El esquema presunto, antes contenido en un anexo fijo, queda derogado y se reemplaza por porcentajes que la UGPP fija por actividad económica y actualiza periódicamente. La norma de referencia inmediata es la Resolución 532 de 2024 de la UGPP, que contiene las tablas vigentes por grupo de actividad.
La carga de la prueba se mueve hacia el independiente. Quien decida operar por costos reales debe mantener archivo de facturas, contratos, recibos y soportes idóneos durante el periodo de prescripción aplicable. Quien decida operar por costos presuntos no necesita soporte de cada gasto, pero queda atado al porcentaje de la tabla, que muchas veces es inferior al costo real de la actividad.
Por qué un decreto sobre independientes le importa a su empresa
La pregunta práctica del empresario es legítima: si la norma le habla al independiente, ¿por qué tendría que ajustar algo en su empresa? La respuesta está en la obligación de verificación que el ordenamiento mantiene en cabeza del contratante. Cuando una empresa contrata a una persona natural bajo un contrato distinto al laboral —prestación de servicios, obra o labor, contratos de tracto sucesivo, mandatos, comisiones— debe verificar antes de cada pago que el contratista esté afiliado al Sistema de Seguridad Social y que haya pagado los aportes correspondientes al periodo en que se causaron los honorarios. Esta verificación se hace contra la planilla PILA del contratista.
Si la empresa paga honorarios sin verificar la PILA, o si verifica una PILA en la que el contratista subdeclaró su IBC, queda expuesta a dos frentes de responsabilidad. El primero es administrativo: la UGPP puede vincular al contratante en el proceso de fiscalización del contratista y, en algunos supuestos, exigir el pago directo de los aportes omitidos. El segundo es solidario: cuando el contrato tiene categoría de actividad de alto riesgo, la empresa contratante debe asumir el 100% del aporte a riesgos laborales y mantener al contratista afiliado a una ARL durante toda la ejecución. El Decreto 0379 no cambia estas obligaciones; las actualiza al nuevo procedimiento de IBC y deja claro que el contratante debe verificar que el IBC del contratista esté correctamente calculado con la nueva metodología.
El riesgo concreto: cómo fiscaliza la UGPP en 2026
La UGPP no actúa por intuición. Su proceso de fiscalización empieza con un cruce de información masivo entre PILA, DIAN, registro mercantil de Cámara de Comercio, declaraciones de renta de personas naturales y reportes de entidades como el SENA, el ICBF y las cajas de compensación. Cuando el cruce arroja inconsistencias —por ejemplo, un contratista que reporta ingresos brutos elevados en su declaración de renta y un IBC mínimo en PILA—, la entidad abre un proceso de determinación de obligaciones que puede revisar hasta cinco años hacia atrás.
Las sanciones son significativas. La UGPP puede liquidar los aportes omitidos con intereses moratorios y una sanción de hasta el 150% del valor omitido. Si la empresa contratante es vinculada al proceso porque no verificó la PILA o porque la verificación fue meramente formal, la liquidación se le traslada solidariamente. En empresas con varios contratistas, una fiscalización combinada puede acumular cifras que ponen en riesgo la caja de la operación.
El Decreto 0379 amplifica este riesgo porque introduce una variable adicional sobre la que la UGPP puede revisar: la legitimidad del descuento de costos. Si el contratista escogió costos reales y la UGPP encuentra que los soportes son insuficientes, podrá recalcular el IBC sin esos costos y reliquidar los aportes. Si el contratista escogió costos presuntos pero la UGPP encuentra que su actividad económica real corresponde a un grupo distinto al declarado —con un porcentaje de costos menor—, también podrá reliquidar. En ambos escenarios, el contratante que se limitó a recibir el certificado de PILA queda con poco que decir.
Cuatro frentes que su empresa debe revisar antes del próximo PILA
1. Cláusulas de seguridad social en los contratos vigentes
Los contratos de prestación de servicios firmados antes del 9 de mayo de 2026 no incluyen referencia al Decreto 0379. Conviene incorporar, por otrosí o en la renovación, una cláusula que obligue al contratista a declarar bajo qué metodología liquida su IBC —costos reales o costos presuntos—, a conservar los soportes por el término de prescripción aplicable y a entregarlos a la empresa si la UGPP los requiere. Esa cláusula no traslada la responsabilidad solidaria, pero sí construye un soporte probatorio para la empresa si llega una fiscalización.
2. Procedimiento interno de verificación de PILA
La verificación de PILA no puede seguir siendo un trámite que el área contable hace mecánicamente antes de procesar el pago. Conviene estructurar un checklist que incluya, además del periodo cubierto: la coherencia entre la actividad económica declarada en PILA y la actividad efectivamente contratada; la verificación de que el IBC reportado sea consistente con los honorarios pagados por la empresa en el mes; y, cuando se contraten servicios de actividades clasificadas como alto riesgo, la confirmación de afiliación a ARL bajo el cargo del contratante. El procedimiento debe quedar escrito y dejar trazabilidad por contratista.
3. Clasificación correcta de los contratos: laboral encubierto vs. contrato civil
El Decreto 0379 no cambia el principio de primacía de la realidad sobre las formas. Si un contrato de prestación de servicios reúne los elementos de una relación laboral —subordinación, exclusividad fáctica, jornada, herramientas suministradas por la empresa—, la UGPP puede recalificarlo como contrato laboral y exigir los aportes plenos sobre el salario presunto, no sobre el IBC reducido del independiente. La revisión de la naturaleza real de los contratos es, en este punto, una de las inversiones de menor costo y mayor rendimiento preventivo. El Ministerio del Trabajo, en paralelo, avanzó el 16 de abril de 2026 un proyecto de decreto que precisa los supuestos de tercerización laboral ilegal, lo que confirma que el control sobre esta zona gris se está endureciendo.
4. Capacitación interna y registro de la verificación
El responsable de pagos en la empresa debe conocer la diferencia entre costos reales y presuntos, las tablas vigentes de la UGPP por actividad económica y el formato de PILA actualizado. Esa formación se documenta y se conserva. Cuando llega una visita de la UGPP, el inspector pregunta cómo se verifica la PILA y quién lo hace; tener un procedimiento escrito, una persona capacitada y un registro mensual de las verificaciones marca la diferencia entre una visita que cierra sin observaciones y una que abre proceso de determinación.
Cómo puede apoyar su empresa HB Legal Corp
En HB Legal Corp acompañamos a empresas del Atlántico en el rediseño de su esquema de contratación de independientes a la luz del Decreto 0379 de 2026: revisión y actualización de cláusulas contractuales, diseño del procedimiento de verificación de PILA, diagnóstico de contratos en riesgo de recalificación laboral y representación en procesos de fiscalización de la UGPP. La revisión integral incluye la actualización de las plantillas de contratos de prestación de servicios y la implementación de controles internos auditables.
Si su empresa recibió un requerimiento de la UGPP, está revisando un proceso de fiscalización en curso o quiere ajustar sus contratos antes de la próxima PILA, puede contactarnos a través de www.hblegalcorp.com/contacto o al +57 304 439 8136. La diferencia entre actuar antes de la fiscalización y actuar después suele medirse en millones de pesos en intereses y sanciones que se evitan.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye concepto jurídico formal. Para una asesoría específica sobre su caso, le invitamos a contactar a nuestro equipo.
