El contexto: 2026 trae más inspecciones, no menos
Durante 2025 el Ministerio del Trabajo intensificó las visitas de inspección, vigilancia y control en todo el territorio nacional, especialmente en el Atlántico, donde la concentración industrial en Soledad, Malambo y la zona portuaria de Barranquilla concentra una parte importante de la mano de obra de la región Caribe. Para 2026, el Ministerio ha anunciado un fortalecimiento de la fiscalización laboral, con énfasis en cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), tercerización ilegal, formalización laboral y cumplimiento de los aportes a seguridad social.
Una inspección del Ministerio puede llegar a su empresa sin previo aviso. La diferencia entre que termine en una visita de orientación o en una sanción de hasta 5.000 SMLMV (Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.41) depende casi por completo de qué encuentra el inspector cuando llega. Y lo que encuentra son documentos.
Cambio crítico 2025-2026: el 1 de septiembre de 2025 entró en vigencia la Resolución 3461 de 2025 del Ministerio del Trabajo, que derogó las Resoluciones 652 y 1356 de 2012 y rediseñó por completo el Comité de Convivencia Laboral. Si su Comité aún funciona bajo las reglas de 2012, está incumpliendo. Lo desglosamos a fondo en el punto 2 de esta lista.
1. Reglamento Interno de Trabajo actualizado y publicado
Toda empresa con más de 5 trabajadores debe tener Reglamento Interno de Trabajo (RIT) según el artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo. El RIT debe estar publicado en lugar visible y los trabajadores deben conocerlo. En las inspecciones se revisa: (i) que exista, (ii) que esté actualizado, (iii) que recoja las modificaciones legales recientes, especialmente la Ley 2191 de 2022 sobre desconexión laboral, la regulación de teletrabajo y las políticas obligatorias contra el acoso laboral (Ley 1010 de 2006).
Si su empresa creó el RIT en 2018 y nunca lo ha actualizado, está en riesgo. La omisión de cláusulas obligatorias o el desfase normativo se sanciona como un incumplimiento sustancial.
2. Comité de Convivencia Laboral bajo la Resolución 3461 de 2025 — y COPASST conformado
Este es el punto donde más empresas llegan al 2026 desactualizadas. La Resolución 3461 del 1 de septiembre de 2025 derogó las Resoluciones 652 y 1356 de 2012 y rediseñó la estructura, funciones y alcance del Comité de Convivencia Laboral. Si su Comité sigue conformado y operando bajo el marco de 2012, en una visita el inspector lo registra como hallazgo de incumplimiento sustancial.
Lo que cambió y que el inspector revisará en 2026:
- Ámbito ampliado. El Comité ya no aplica solamente a trabajadores dependientes. La nueva resolución obliga a cubrir también a contratistas, trabajadores independientes, estudiantes en práctica y aprendices SENA, y articula responsabilidades específicas con la Administradora de Riesgos Laborales (ARL). Si su política y su reglamento del Comité no recogen esta extensión, ya están desactualizados.
- Carácter preventivo reafirmado, no sancionatorio. El Comité no determina si hubo acoso laboral —esa competencia es exclusiva del juez o del inspector del trabajo—. Su rol es canalizar, orientar, mediar y recomendar acciones correctivas. Las actas deben reflejar ese enfoque preventivo y no convertirse en investigaciones cuasi-judiciales internas, lo que era una práctica frecuente —y errada— bajo la Resolución 652.
- Plazo máximo de 65 días calendario. El procedimiento preventivo completo no puede exceder ese término. Casos abiertos sin cierre formal o expedientes que lleven meses sin resolver son hallazgos directos de incumplimiento.
- Responsabilidades nuevas para empleadores y ARL. Se exige actualización de la política de prevención del acoso laboral, capacitación obligatoria a los miembros del Comité y articulación con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Conformación paritaria y trimestralidad mantenidas. La paridad entre representantes del empleador y de los trabajadores y la sesión trimestral —como mínimo— continúan vigentes, ahora bajo la nueva resolución.
El incumplimiento se sanciona conforme al Decreto 1295 de 1994, la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015, y la investigación corresponde a las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo. Antes de la próxima visita, su empresa debe: (i) reformar el reglamento interno del Comité para alinearlo con la Resolución 3461 de 2025, (ii) ampliar la cobertura formalmente a contratistas, independientes, estudiantes en práctica y aprendices, (iii) recapacitar a los miembros del Comité sobre el procedimiento preventivo de 65 días, y (iv) ajustar la política de prevención de acoso dentro del SG-SST.
El COPASST (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) sigue regulado por la Resolución 2013 de 1986 y es obligatorio en empresas de más de 10 trabajadores. Debe sesionar al menos una vez al mes y conservar las actas. La conformación paritaria, la capacitación de los miembros y las evidencias de las reuniones también son objeto frecuente de revisión en las inspecciones.
3. SG-SST documentado y vigente
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es probablemente el aspecto más fiscalizado en una inspección. La empresa debe acreditar:
- Política de SG-SST firmada por el representante legal y publicada.
- Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos.
- Plan anual de trabajo del SG-SST.
- Plan de emergencias y simulacros.
- Reportes de accidentes de trabajo y enfermedades laborales (FURAT).
- Indicadores del sistema y autoevaluación anual.
El Decreto 1072 de 2015 establece sanciones específicas por incumplimiento del SG-SST, que pueden ir desde la suspensión de actividades hasta el cierre del establecimiento en casos graves.
4. Aportes a seguridad social al día — todos los meses, todos los trabajadores
El inspector revisa la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) de los últimos seis meses. Los hallazgos típicos son: trabajadores sin afiliación, aportes calculados sobre bases inferiores al salario real, mora en el pago, o pagos hechos por terceros sin justificación. La mora en aportes a salud y pensión supera la categoría de simple incumplimiento administrativo: puede activar acciones penales por el delito de no afiliación al sistema (Ley 1474 de 2011).
Junto con los aportes, el inspector solicita los soportes de pago de prestaciones sociales del último año: cesantías consignadas en el fondo a 14 de febrero, intereses sobre cesantías pagados al trabajador en enero, prima de servicios de junio y diciembre, y compensaciones de vacaciones liquidadas. Una empresa al día en aportes pero atrasada en prestaciones es un hallazgo frecuente que vale igual de caro que la mora en seguridad social.
5. Contratos de trabajo escritos y completos
Aunque la ley colombiana acepta el contrato verbal, en una inspección la ausencia de contratos escritos se interpreta como una omisión que dificulta acreditar las condiciones pactadas y perjudica a la empresa en cualquier controversia. Cada contrato debe contener: identificación de las partes, lugar y fecha de celebración, cargo, lugar de trabajo, fecha de inicio, salario y forma de pago, duración del contrato y firma de ambas partes.
Para contratos a término fijo y por obra o labor, el contrato escrito es obligatorio (artículo 46 y 45 lit. d del CST). Su ausencia convierte automáticamente el contrato en término indefinido — con todas las consecuencias económicas que ello implica al momento de un despido.
6. Hojas de vida con soportes y exámenes médicos
Cada empleado debe tener una hoja de vida con: documento de identidad, certificados de estudios y experiencia, examen médico de ingreso, examen médico periódico vigente, certificados de capacitación en SG-SST. La omisión de los exámenes médicos de ingreso es particularmente grave porque expone a la empresa a la presunción de origen laboral en cualquier enfermedad que el trabajador desarrolle.
7. Pagos extralegales y contratación de terceros con pacto de exclusión salarial
Si la empresa otorga bonificaciones, auxilios o beneficios extralegales sin un pacto expreso de exclusión salarial, esos pagos se considerarán salario para efectos de prestaciones sociales (artículo 128 CST). En una inspección, el inspector revisa: política de beneficios, contratos individuales con la cláusula de exclusión, comunicaciones a los trabajadores. Igualmente revisa los contratos con cooperativas de trabajo asociado, empresas de servicios temporales y contratistas independientes para detectar tercerización ilegal (artículo 63 de la Ley 1429 de 2010).
¿Qué hacer si el inspector ya está en su empresa?
Mantenga la calma. El inspector tiene la obligación de identificarse, exhibir la orden de visita y enunciar el alcance de la revisión. La empresa tiene derecho a estar acompañada de su asesor jurídico y a solicitar copia del acta de la visita al final. Lo que NO debe hacer: ocultar documentos, falsificar registros para el momento, o impedir el acceso del inspector — eso constituye una infracción autónoma sancionable.
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